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公司年会活动策划流程及实施

会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的策划流程及实施是一个非常严谨的工作。
华科传媒专业从事各类会议、活动、仪式、庆典的承办,流程策划,现场布置,效果控制,灯光音响,视频制作等,从我们多年的经验来说,会议看似简单,但因为所有参会人员是临时聚焦起来交流一件事情,因此,要把会议组织得高效很不容易,在会议组织的各个阶段都会有很多必要的环节与细节,需要筹备者控制好,以备出现意外情况。
虽然会议类型各有不同,如讨论会、展示会、展览会、内部会议、外部会议、正式会议、非正式会议等等,但会议与各种活动的筹备是类似的,会议的策划与管理抓住四个阶段就算抓住了会议的核心,把会议的四个阶段都管理好了,就能保证会议的成功。
一个会议过程中最重要的四个方面是:会前筹备、会议地点选择、会议过程控制、会议总结。下面以春节活动及年度会议方案的策划为例,说明会议的组织过程。
华科传媒总结多年的行业经验,总体开说,春节是中国人最看重的节日,在春节前后举行的公司年会,可能是公司一年中最重要的会议之一,成功的公司年会可以提升企业形象,表达公司对员工的关爱之情,联络员工之间的感情,因而增加企业凝聚力。

会前筹备
会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括:
一、会议时间的确定
二、会议议程的安排
三、会议的三类相关人员
四、会议日程范文
五、会议管理_会议预算的5项内容
六、会议物品采购清单与采购人员安排
七、请柬/邀请函的7项信息与范文

会议地点的选择
会议地点的选择是属于会前筹备的一部分,但单独作为一节来讲,是因为会议地点选择的非常重要,甚至是影响会议成败的关键因素,参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。
一、会议地点评估的20个项目
二、会议室座位安排的五种方式
三、会议的食品饮料安排
四、音像辅助设备
五、会场布置要注意的N个细节

会议过程控制
一、会议接待的2点注意事项
二、会议意外事件处理_意外事件处理预案

会议总结
会议记录与会议纪要,同样作为会议情况的记录方式,会议纪要与会议记录有什么不同呢?
一、会议记录格式的2个部分
二、会议记录范文
三、会议纪要范文_会议纪要与会议记录的区别
四、年会感受范文_企业精神宣扬